5 Tips Belanja Alkes untuk Memaksimalkan Keuntungan Perusahaan Anda

Proses pengadaan barang dalam sebuah perusahaan adalah proses yang cukup menarik. Apapun jenis barang yang akan dibeli, perlu mendapatkan persetujuan dari sejumlah level manager dan direksi. Pelaksana pembelian alat kesehatan harus memberikan laporan dan pertimbangan yang sesuai agar perusahaan mendapatkan benefit maksimal dari barang yang dibeli tersebut. Namun, bagaimana bila yang akan dibeli tersebut adalah alat kesehatan? Hal ini memerlukan perhatian ekstra dari pihak purchasing maupun manajemen mengingat harga alat kesehatan atau alat medis keperluan perusahaan bukanlah barang murah serta pemakaiannya rutin. Tips berikut bisa membantu meningkatkan performa purchasing perusahaan Anda dan memberikan keuntungan maksimal bagi perusahaan dalam pelayanan kesehatan internal perusahaan.

1. Tetapkan jenis pelayanan apa yang diperlukan klinik perusahaan

Misalkan perusahaan Anda adalah perusahaan pertambangan dengan mayoritas karyawan berada di area pertambangan dan tidak diperbolehkan adanya konsumsi alkohol dan rokok. Berarti klinik perusahaan Anda perlu mengadakan alat cek kadar alkohol dan juga CO Detector (dikenal juga sebagai Smoke Analyzer). Bila perusahaan Anda adalah perusahaan pertanian, Anda memerlukan alat untuk medical check up rutin karyawan dan juga alat pengecekan kadar toksin dalam darah.

Jenis pelayanan dan peraturan ketenagakerjaan yang mengikat, menjadi landasan jenis pelayanan yang harus ada di klinik perusahaan dan tentu saja menentukan jenis alat kesehatan yang harus disediakan perusahaan. Berikut jenis pemeriksaan dan alat yang diperlukan pada beberapa jenis perusahaan yang bisa disuplai oleh Medicalogy.com.

a. Perusahaan Oil dan Gas, Pertambangan, Shipping

• Alcohol detector
• Smoke detector
• Drugs rapid test
• Alat deteksi cemaran toksin dalam darah
• Malaria rapid test (bila pengeboran di daerah endemik malaria)
• Peralatan standar MCU (medical check up)
• Alat kesehatan emergency

b. Perusahaan Penerbangan dan Shipping

• Alcohol detector
• Peralatan standar MCU
• Alat kesehatan Emergency

c. Perusahaan Pertanian, Perkebunan, dan Pengolahan Hasil Bumi

• Alcohol detector
• Alat deteksi cemaran toksin dalam darah
• Peralatan standar MCU
• Alat kesehatan emergency

Perusahaan lainnya tentu akan memiliki kebutuhan tersendiri tetapi secara umum akan berada di seputar alat tersebut di atas.

2. Bahas dengan User mengenai jenis alat yang diperlukan untuk pelayanan tersebut

User yang dimaksud di sini adalah pelaksana klinik atau layanan kesehatan di lokasi (on site), yaitu dokter atau perawat di klinik tersebut. Biasanya mereka yang paling tahu kondisi lapangan, spesifikasi alat apa saja yan diperlukan. Seringkali, pada user inilah yang akan mengirimkan spesifikasi kepada bagian purchasing untuk dijadikan referensi pembelian.

User pun terkadang tidak begitu memahami semua jenis alat kesehatan sehingga terkadang user hanya perlu menyampaikan jenis alat yang diperlukan untuk kemudian diproses oleh bagian purchasing perusahaan.

3. Kalkulasi dengan cermat jumlah pengguna alat dan masa pakainya

Bila jumlah karyawan on-site mencapai 15.000 orang dan semuanya harus menjalani medical check – up dalam kurun waktu 1 bulan atau 1 minggu, tentu saja Anda memerlukan lebih dari satu alat kesehatan. Kalkulasikan berapa menit waktu yang diperlukan untuk pengecekan 1 orang, kemudian dikalikan dengan jumlah total karyawan, lalu dibagi dengan jam kerja available untuk melakukan test, itulah jumlah hari yang diperlukan untuk pengerjaan test.

Dari perhitungan ini, Anda bisa menentukan berapa jumlah alat yang diperlukan, berapa jumlah manpower yang diperlukan untuk sekali proses medical check up. Pertimbangkan pula untuk memiliki alat cadangan, karena bila alat utama mengalami kerusakan atau error di tengah pelaksanaan, kita harus segera menggantikannya agar tidak ada waktu dan resources yang terbuang.

Mengenai masa pakai alat, tiap alat kesehatan memiliki masa pakai maksimal sebelum dikalibrasi. Jangan lupa memasukkan kalibrasi alat ke dalam jadwal pemeliharaan alat. Karena site pengerjaan biasanya di propinsi atau daerah yang sulit transportasinya, pertimbangkan pula lead time antara pengiriman alat ke pusat/cabang servis alat dan lama pengerjaannya. Beberapa vendor menyediakan alat cadangan sebagai pengganti selama proses servis, tetapi hal ini tidak selalu ada. Jadi lebih baik menjadwalkan kalibrasi alat dengan cermat.

Berapa Lama Sebuah Alat Harus Dikalibrasi Ulang?

Tanyakan hal ini ketika pertama kali membeli alat karena masing – masing alat memiliki manual yang berbeda – beda. Umumnya alat harus dikalibrasi pada kondisi berikut :

• 1 tahun bila alat jarang digunakan. Pengertian jarang di sini adalah pemakaian dalam sebulan lebih kecil atau sama dengan 20 kali dalam sebulan atau 1 kali dalam sehari
• 6 bulan jika alat sering digunakan. Bila pemakaian Anda di atas 10 kali dalam sehari atau mungkin ratusan kali dalam seminggu, sebaiknya kalibrasi alat lebih sering dilakukan.
• Bila alat sempat terjatuh, tertindih, basah, atau kondisi lain yang beresiko kerusakan pada alat
• Bila hasil pengukuran alat menjadi tidak konsisten atau tidak akurat

Selain itu, setiap alat memiliki masa pakai. Normalnya alat yang digunakan dan dirawat dengan baik akan dapat bertahan hingga 10 tahun bahkan lebih, tetapi pada kondisi pemakaian alat yang intensif, dalam beberapa tahun alat akan mengalami cacat atau tidak utuh lagi. Pada kondisi ini, konsultasikan dengan distributor alat kesehatan Anda, apakah perlu membeli alat baru, cukup mengganti bagian yang rusak/cacat, perlu kalibrasi saja, atau langkah lainnya.

4. Kalkulasi budget yang bisa dialokasikan perusahaan serta perhitungan ROI-nya

Alat kesehatan bukanlah barang murah, semakin bagus tipe alat, semakin mahal pula harganya. Perusahaan Anda tidak perlu membeli alat super canggih bila penggunaannya tidak mengharuskan hal tersebut. Setiap alat kesehatan memiliki tipe dan update-nya. Anda dapat memilih tipe tertentu yang sesuai dengan penggunaan dan budget perusahaan karena seperti layaknya alat elektronik lainnya, terkadang tidak semua fitur alat kita gunakan sehingga menjadi hal yang sia – sia dan pemborosan budget perusahaan.

Di sisi lain, bila menginginkan alat dengan kualitas baik, tentu saja Anda harus membeli dari brand yang sudah terpercaya baik dalam hal kualitas, layanan purna jual, dan ketersediaan suku cadang dan servis. Alat ini biasanya tidak murah, tetapi layak dibeli untuk kebutuhan jangka panjang.

Saran terbaik adalah belilah alat dengan kualitas yang baik dan terpercaya, tetapi pastikan memilih tipe dan fitur yang sesuai kebutuhan.

5. Lakukan riset vendor alat kesehatan sebelum menemukan yang sesuai, tetapi teruslah melakukan riset

Bagian ini sangat penting dalam proses pembelian alat kesehatan. Pelaksana pembelian alat kesehatan harus meriset banyak supplier, menganalisa, menghubungi mereka satu persatu, kemudian meminta surat penawaran, lalu mengajukan ke manajemen. Bila manajemen kurang berkenan, purchasing harus mengulang langkah ini dari awal.

Di Medicalogy.com, Anda tinggal kirimkan kepada kami jenis alat dan semua kondisi alat yang diperlukan. Kami akan menyeleksi distributor terdaftar kami yang tentunya sudah kami verifikasi kualitasnya sebagai distributor. Kami akan mengirimkan kepada Anda list penawaran dari beberapa distributor serta saran profesional kami untuk pembelian Anda. Adapun bila terjadi revisi, purchasing dapat mengupdate kondisinya kepada kami untuk kami perbarui penawarannya. Mudah bukan? Proses pembelian menjadi lebih mudah dan transparan dalam hal harga. Bagian purchasing menjadi lebih efektif dan tidak perlu membuang – buang waktu untuk melakukan riset, karena bagian tersebut sudah dibantu di Medicalogy dan tentu saja hasilnya dapat dipertanggung jawabkan.

Pembelian alat kesehatan adalah investasi yang penting bagi perusahaan, pastikan melakukannya dengan hati – hati. Hubungi Medicalogy untuk saran dan bantuan profesional untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan Anda.